Covid-19 is voor veel bedrijven en instellingen een aanleiding geweest om anders te gaan werken. Direct contact tussen medewerkers werd tot een minimum beperkt en het thuiswerken werd een feit. Om toch goed te kunnen communiceren en informatie te delen werd videobellen erg populair. Al snel nam men vanuit huis deel aan vergaderingen, werd er zakelijke mail gebruikt en waren velen andere toepassingen beschikbaar.
Deze nieuwe en effectieve manier van werken is gebleven, ook nu Covid-19 minder grote gevolgen heeft. Bij veel organisaties wordt het thuiswerken gecombineerd met het werken op kantoor en Microsoft Teams is daarbij één van de meest gebruikte toepassingen.
Veilig gebruik van Teams
Het werken vanuit huis op afstand via internet zet mogelijk ook de deur open voor bedreigingen.
Uit onderzoek is gebleken dat bijna de helft van de werknemers regelmatig vertrouwelijke en gevoelige bestanden deelt via Teams. Bestanden worden ook vaak lokaal op laptops of eigen computers opgeslagen. Deze informatie kan in verkeerde handen vallen wanneer een privé computer wordt gehackt of laptop wordt gestolen. Ook het onbewaakt open laten staan van het scherm, waarbij gevoelige gegevens zichtbaar zijn of waarbij toegang is tot bijvoorbeeld de mail, kan tot ongewenste verspreiding van informatie leiden.
Meer dan de helft van de ondervraagden zegt 'bedrijf kritische' informatie wel eens te hebben gedeeld. Erger nog, 48% gaf toe dat ze per ongeluk bestanden hebben gestuurd die ze niet hadden mogen versturen – mogelijk naar de verkeerde persoon!
Hoe voorkom je onveilig gebruik?
Helemaal voorkomen dat medewerkers via Teams een onveilige handeling verrichtten kan helaas niet. Teams zorgt er natuurlijk wel voor dat uw gegevens veilig worden opgeslagen, maar heeft slechts beperkt invloed op ongewenste toegang of verspreiding van gegevens.
Om zo veilig mogelijk met Teams te werken is het nodig om uw medewerkers bewuster met gegevens om te laten gaan. Dat geldt in alle lagen van de organisatie, van stagiair tot directeur.
Hierbij zorgt u zelf als organisatie dat u voldoende veiligheidsmaatregelen treft om gevoelige bedrijfsgegevens te beschermen. En leren alle medewerkers om op de juiste wijze met gevoelige informatie om te gaan. Want als het in verkeerde handen valt, kan het een dure nachtmerrie zijn, met mogelijk juridische gevolgen.
Bedenk dat zelfs een vertrouwde app als Teams slechts zo veilig is als de medewerkers die ermee werken of het apparaat waarop Teams wordt gebruikt.
